みなさん、こんにちは。
神奈川県川崎市にある就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎登戸」、スタッフのまんじです。

いながらにしてやり取りでき、便利なビジネスツール「メール」
ビジネスでは身近なツールですから、正しくスマートに使いこなしたいもの。
ビジネスメールの基本の形や送るタイミングなど解説します。

ビジネスメールの基本

ビジネスメールで心がけることは

• 基本の形を踏まえる
• 相手に伝わるように書く
• 内容はシンプルにまとめる

まずは基本の形を見ていきましょう。

ビジネスメールの基本の形

ビジネスメールの基本の形は「件名・宛名・あいさつ・名乗り・本文・結び・署名」という構成です。

では、順番に見ていきましょう。

件名｜ひと目でメールの内容が分かるものに

メールの件名は、内容がはっきりわかるものにします。
良い例

• 「○○○の件　お見積もり書」
• 「○月○日のお打ち合わせについて（△△△△会社　●●）」
• 「【お知らせ】〇〇のスケジュール変更について」

悪い例

• 「おはようございます」「先日はありがとうございました。」などの挨拶
• 「資料」などの用途も内容も不明な単語

これらは、メールの内容が不明ですし、他のメールに紛れて読んでもらえないかも知れません。

また、相手のメールに返信する際、件名の頭に「Re:」と自動的について「あなたがこのタイトルで送ったメールの返信です」と分かるようになります。
間違っても、この「Re:」の後を変更しないようにしましょう。

宛名｜メールの送信相手

個人宛の場合、「会社名、部署名、役職、氏名」の順に記載します。
担当者名がわからない場合は「ご担当者　様」
組織や団体に送る場合は「〇〇社　御中」
大勢の人にまとめて送る場合は「関係者各位」

ビジネスレターと同じですね。

あいさつ｜状況に応じて使い分け

あいさつは、メールをやり取りしている状況に応じて使い分けます。

• 「いつも大変お世話になっております。」

→普段からやり取りしている相手

• 「初めてご連絡いたします。」

→初めてメールする相手

• 「ご無沙汰しております。」

→久しぶりに連絡する相手

• 「ご連絡ありがとうございます。」

→メールの返信をくださった相手

パターン化して、状況に応じて使い分けましょう。

名乗り｜自分は誰か

名乗りはメール相手に自分が誰なのかすぐ分かるようにするためのものです。
「□□□□株式会社の小鳥遊でございます。」のように、会社名、部署名、名前をきちんと入れておきましょう。

結び｜メールの内容に応じて使い分け

結びの文章もいくつか種類があります。
基本のフレーズをいくつかストックし、こちらもメールの内容に応じて使い分けましょう。

• 「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」

→相手に連絡や報告をした場合

• 「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」

→相手にお願いごとをした場合

• 「ご一考のほどお願いします。」

→相手に提案をした場合

署名｜メールの最後に入れる

署名は名刺のようなものです。
内容も名刺に記載しているものと同じです。
これをもとに先方から連絡がある場合もありますので、間違いのないようにしましょう。
あらかじめ署名ツールに登録しておくと便利です。

なお、言葉の使い方については、「ビジネス文書」テキストを参考になさってください。ルミノーゾでも取り扱っていますので、併せて学習するとよいでしょう。

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TO・CC・BCCの使い方

送信相手が一人なら「To」に入れればOKです。
複数の人へ同時に送る場合の使い分けを見てみましょう。

TO（宛先）｜メインの宛先

処理や作業をして欲しい相手のメールアドレスを入れます。
また、TOに指定された人には返信の義務があります。
このTOに指定されたアドレスは、すべての受信者が確認できます。

CC｜情報共有したい宛先

TO（宛先）の方とは別にメールの内容を共有したい方のメールアドレスを入れます。
「作業担当者ではないけれど把握しておいてほしい」相手ですので、上司を入れることも多いですね。
CCに指定されたアドレスも、すべての受信者が確認できます。

BCC｜見せない宛先

「BCC」の「B」はブラインド、「見えない」という意味。
BCCに指定されたメールアドレスはTOやCCに指定された人からは見えません。
お互いに面識がない方々に一斉送信する場合などに使います。

ビジネスメールを用いる場面

メールのいいところは、相手の「今」を奪わないことです。
その５分の電話、今このタイミングで必要でしょうか？

メールで内容を送っておけば、相手は都合のいいときに返信をくれます。
こちらもランチタイムを奪われず、適切な返信が可能です。

考えて返信出来るのもいいところです。
熟考できますし、記録にも残り、後で確認もできます。

一方で、急用は電話のほうがスムーズです。
それぞれの良さを活かして、使っていきましょう。

資料を送る

見積書、請求書、打ち合わせ資料などの書類
デザイン案などの図表
音声ツールでは補えない情報のやり取りにはメールは便利です。

文字で残しておきたいもの

人間の記憶はあやういものです。
口頭で打ち合わせた内容を、確認のためにメールしておくという
使い方はよくあります。
メールで文章化しておけば、後で「言った」「言わない」の水掛け論にもなりません。

送信の際の注意点

メールはなるべく少ない往復で済ませたいもの。
スマートに使うために、注意すべきポイントを4つご紹介します。

読みやすい書式にする

長文や回りくどい表現は、相手に伝わらないだけでなく、誤解を招くこともあります。

• わかりやすい表現
• 読みやすい改行

簡潔明瞭を心がけましょう。

インラインの使い方

返信する際に、相手の文章を引用し、回答するのに便利なインライン。
質問に対する回答がわかりやすいですし、回答漏れも防げます。

ただし、単にコピペとして使うと、こんな悲しいメールに。

大変失礼ですので、インラインは正しく使いましょう。

添付ファイルのサイズに注意

会社によっては送受信可能なデータサイズが制限されている場合があります。
大きなデータファイルは、データ便などファイル転送サービスを使いましょう。

誤った内容を送信してしまった場合

メールを送信してから「あっしまった！」ということは、実はよくあります。
ただちに電話で謝罪を入れて、再度正しい内容のメールを送りましょう。
その際、件名を「【再送】〇〇について　お詫びと訂正」などとすると良いでしょう。

まとめ

ビジネスメールは、便利で日常的に使うツールです。
しかし、正しく書けていないと評価を下げかねません。

一方でマナーを守って正しく使えば、相手に好感を抱かせる事もできるツールです。

• 基本を学ぶこと
• 送る前に誤字などないか見直しをすること

を心がけて、円滑なコミュケーションを進めて下さい。

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