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ビジネスメール│仕事で押さえておくべきメールの書き方使い方

みなさん、こんにちは。
神奈川県川崎市にある就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎登戸」、スタッフのまんじです。

いながらにしてやり取りでき、便利なビジネスツール、メール。
ビジネスでは身近なツールですから、正しくスマートに使いこなしたいもの。
ビジネスメールの基本の形や送るタイミングなど解説します。

ビジネスメールの基本

ビジネスメールで心がけることは

  • 基本の形を踏まえる
  • 相手に伝わるように書く
  • 内容はシンプルにまとめる

まずは基本の形を見ていきましょう。

ビジネスメールの基本の形

ビジネスメールの基本の形は「件名・宛名・あいさつ・名乗り・本文・結び・署名」という構成です。

では、順番に見ていきましょう。

件名|ひと目でメールの内容が分かるものに

メールの件名は、内容がはっきりわかるものにします。
良い例

  • 「○○○の件 お見積もり書」
  • 「○月○日のお打ち合わせについて(△△△△会社 ●●)」
  • 「【お知らせ】〇〇のスケジュール変更について」

悪い例

  • 「おはようございます」「先日はありがとうございました。」などの挨拶
  • 「資料」などの用途も内容も不明な単語

これらは、メールの内容が不明ですし、他のメールに紛れて読んでもらえないかも知れません。

また、相手のメールに返信する際、件名の頭に「Re:」と自動的について「あなたがこのタイトルで送ったメールの返信です」と分かるようになります。
間違っても、この「Re:」の後を変更しないようにしましょう。

宛名|メールの送信相手

個人宛の場合、「会社名、部署名、役職、氏名」の順に記載します。
担当者名がわからない場合は「ご担当者 様」
組織や団体に送る場合は「〇〇社 御中」
大勢の人にまとめて送る場合は「関係者各位」

ビジネスレターと同じですね。

あいさつ|状況に応じて使い分け

あいさつは、メールをやり取りしている状況に応じて使い分けます。

  • 「いつも大変お世話になっております。」

→普段からやり取りしている相手

  • 「初めてご連絡いたします。」

→初めてメールする相手

  • 「ご無沙汰しております。」

→久しぶりに連絡する相手

  • 「ご連絡ありがとうございます。」

→メールの返信をくださった相手

パターン化して、状況に応じて使い分けましょう。

名乗り|自分は誰か

名乗りはメール相手に自分が誰なのかすぐ分かるようにするためのものです。
「□□□□株式会社の小鳥遊でございます。」のように、会社名、部署名、名前をきちんと入れておきましょう。

結び|メールの内容に応じて使い分け

結びの文章もいくつか種類があります。
基本のフレーズをいくつかストックし、こちらもメールの内容に応じて使い分けましょう。

  • 「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」

→相手に連絡や報告をした場合

  • 「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」

→相手にお願いごとをした場合

  • 「ご一考のほどお願いします。」

→相手に提案をした場合

署名|メールの最後に入れる

署名は名刺のようなものです。
内容も名刺に記載しているものと同じです。
これをもとに先方から連絡がある場合もありますので、間違いのないようにしましょう。
あらかじめ署名ツールに登録しておくと便利です。

なお、言葉の使い方については、「ビジネス文書」テキストを参考になさってください。ルミノーゾでも取り扱っていますので、併せて学習するとよいでしょう。

ルミノーゾ川崎登戸│取得可能な資格

「ビジネス文書」検定についてはこちら。
ビジネス文書公式サイト

TO・CC・BCCの使い方

送信相手が一人なら「To」に入れればOKです。
複数の人へ同時に送る場合の使い分けを見てみましょう。

TO(宛先)|メインの宛先

処理や作業をして欲しい相手のメールアドレスを入れます。
また、TOに指定された人には返信の義務があります。
このTOに指定されたアドレスは、すべての受信者が確認できます。

CC|情報共有したい宛先

TO(宛先)の方とは別にメールの内容を共有したい方のメールアドレスを入れます。
「作業担当者ではないけれど把握しておいてほしい」相手ですので、上司を入れることも多いですね。
CCに指定されたアドレスも、すべての受信者が確認できます。

BCC|見せない宛先

「BCC」の「B」はブラインド、「見えない」という意味。
BCCに指定されたメールアドレスはTOやCCに指定された人からは見えません。
お互いに面識がない方々に一斉送信する場合などに使います。

ビジネスメールを用いる場面

メールのいいところは、相手の「今」を奪わないことです。
その5分の電話、今このタイミングで必要でしょうか?

メールで内容を送っておけば、相手は都合のいいときに返信をくれます。
こちらもランチタイムを奪われず、適切な返信が可能です。

考えて返信出来るのもいいところです。
熟考できますし、記録にも残り、後で確認もできます。

一方で、急用は電話のほうがスムーズです。
それぞれの良さを活かして、使っていきましょう。

資料を送る

見積書、請求書、打ち合わせ資料などの書類
デザイン案などの図表
音声ツールでは補えない情報のやり取りにはメールは便利です。

文字で残しておきたいもの

人間の記憶はあやういものです。
口頭で打ち合わせた内容を、確認のためにメールしておくという
使い方はよくあります。
メールで文章化しておけば、後で「言った」「言わない」の水掛け論にもなりません。

送信の際の注意点

メールはなるべく少ない往復で済ませたいもの。
スマートに使うために、注意すべきポイントを4つご紹介します。

読みやすい書式にする

長文や回りくどい表現は、相手に伝わらないだけでなく、誤解を招くこともあります。

  • わかりやすい表現
  • 読みやすい改行

簡潔明瞭を心がけましょう。

インラインの使い方

返信する際に、相手の文章を引用し、回答するのに便利なインライン。
質問に対する回答がわかりやすいですし、回答漏れも防げます。

ただし、単にコピペとして使うと、こんな悲しいメールに。

大変失礼ですので、インラインは正しく使いましょう。

添付ファイルのサイズに注意

会社によっては送受信可能なデータサイズが制限されている場合があります。
大きなデータファイルは、データ便などファイル転送サービスを使いましょう。

誤った内容を送信してしまった場合

メールを送信してから「あっしまった!」ということは、実はよくあります。
ただちに電話で謝罪を入れて、再度正しい内容のメールを送りましょう。
その際、件名を「【再送】〇〇について お詫びと訂正」などとすると良いでしょう。

まとめ

ビジネスメールは、便利で日常的に使うツールです。
しかし、正しく書けていないと評価を下げかねません。

一方でマナーを守って正しく使えば、相手に好感を抱かせる事もできるツールです。

  • 基本を学ぶこと
  • 送る前に誤字などないか見直しをすること

を心がけて、円滑なコミュケーションを進めて下さい。

ルミノーゾ川崎登戸に興味を持たれた方へ

ルミノーゾ川崎登戸は、川崎市の方はもちろん川崎市以外の方も利用できます。

川崎市、横浜市、相模原市、厚木市、大和市、海老名市、座間市などの神奈川県の方

町田市、稲城市、狛江市、多摩市、立川市、調布市、八王子市、世田谷区などの23区の方も利用できます。

PC・スマホから見学のお問い合わせ・資料請求・質問等を受け付けております。365日24時間受付をしております。お気軽にご相談ください。

電話でのお問合せは044-299-9622までどうぞ。月曜日から土曜日の9時から17時まで受付をしております。

2020年12月の予定

プログラムやグループワークは体験でもご参加いただけます。
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見学・体験はメールや電話でご予約いただけます。お気軽にお問い合わせください。
一緒に就職へ向かっていきましょう!


12月 1日(火) 軽作業「卓上カレンダー組み立て」

12月 2日(水) ウォーキング

12月 3日(木) 創作活動「アロマルームスプレー」

12月 4日(金) コミュニケーションGW「Happy Christmas Party第1回」

12月 5日(土) 自宅でできる!プロレス式トレーニングPART2

12月 7日(月) パソコンGW

12月 8日(火) 軽作業「卓上カレンダー組み立て」

12月 9日(水) ウォーキング

12月10日(木) コミュニケーションGW「Happy Christmas Party第2回」

12月11日(金) Before noonシアター

12月12日(土) コミュニケーションGW「Happy Christmas Party第3回」

12月14日(月) ビジネスGW

12月15日(火) 軽作業「クリスマス飾り付け作り」

12月16日(水) ウォーキング

12月17日(木) 創作活動「アロマルームスプレー」

12月18日(金) コミュニケーションGW「Happy Christmas Party第4回」

12月19日(土) クイズ&ゲーム大会

12月21日(月) パソコンGW

12月22日(火) 軽作業「創作活動アルバム」

12月23日(水) ウォーキング

12月24日(木) 就労研修プログラム

12月25日(金) コミュニケーションGW「Happy Christmas Party第4回」

12月26日(土) 就労研修プログラム/P検試験

12月28日(月) 就労研修プログラム/忘年会/大掃除

お電話での問い合わせ時間は9:00-17:00となります。

ご自宅からの個別相談を受け付けています。
詳細は、「新型コロナウィルス対策およびオンライン個別相談のお知らせ」を御覧ください。

ルミノーゾ川崎登戸は、一般社団法人ルミノーゾが運営しています。

ルミノーゾグループの就労・資格取得実績は以下のとおりです(2020年11月30日現在)

【就労実績(2019年12月1日から2020年11月30日)】20名

【職場定着率(令和元年度)】90.6%

※就職後6ヶ月間の職場定着率

【資格取得者数】465名(累計)

事業所案内

ルミノーゾ川崎登戸
事業所名 就労移行支援事業所
ルミノーゾ川崎登戸
電話番号 044-299-9622
受付時間 月~土曜 9:00-18:00
住所 川崎市多摩区登戸2698
クレール向ヶ丘2階
アクセス 向ヶ丘遊園徒歩2分、登戸徒歩7分
川崎市指定
事業所番号
1415401049

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STEP01
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お問い合わせ

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見学

日程を調整し、実際に見学いただきます。事業所やスタッフの雰囲気を見て頂き、お話をお伺いいたします。

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STEP3 体験・面談

体験・面談

ご自身の都合にあわせて、プログラムを体験。昼食(無料)もお召し上がりいただけます。

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STEP4 手続き

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