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断り方って大事。誰も傷付けないスマートな断り方について

みなさんこんにちは。

神奈川県川崎市宮前区にある就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎宮前平」の得能です。

皆さんは、何かを断る時に上手な表現が見つからず、相手を傷つけてしまったり、逆にはっきり断れずに、うやむやのうちに同意した感じになってしまったりしたことはないですか? 断り方は難しいですよね。今回はそんな断り方について考えてみたいと思います。

 

ビジネスにおける断り方

対会社として、某かの提案を断るようなビジネスシーンでは、断り方が曖昧になってしまうことは許されません。勿論その後の取引のことを考えれば、不必要に角が立つような断り方をしてはいけませんが、まずはNOであることをはっきり伝える必要があります。手段(シーン)としては、面談、電話、メール等があるでしょう。

実はそれぞれの断り方の細かい流儀は、結構各会社でパターンがあるものです。先輩に教わって、その会社の誰もがやっている方法、伝え方で、しっかり断れば良いのです。

そもそも断っても良いケース?【職場編】

特に急ぎの仕事をしていない状況で、職場の上司から数時間で出来そうな仕事を割り込みで依頼されたとします。

この時「なんだか面倒くさそう」「他の人に頼めばいいのに」そんな理由(気持ち)で、断ってもいいものでしょうか?

これは断ってはいけないと言えるでしょう。

 

では、期限付きの仕事をしているところに割り込みの仕事を依頼された時、その割込み仕事を行うと最初の仕事の期限が守れなくなる場合はどうでしょう?

社会に出るとよくあるケースかも知れませんが、この時はどちらの仕事を優先すべきか確認して、優先順位の低い方の仕事は断る必要があります。

最初の仕事の発注者(例えば先輩)と、割込みの仕事の発注者(例えば部長)でポジションに差がある場合等、どちらに確認すべきか難しいですが、まずは直属の上司に相談・確認すれば間違い無いでしょう。

 

それでは、『部署の飲み会に誘われた』『休日開催のレクリエーション大会への参加を要請された』等々、仕事とは言い切れないイベントへの誘いは様々なケースがあると思いますが、これらはどうでしょう?

これらは断っても良いと思います。ただ断り方が問題となるのです。

 

断り方の基本と対応パターン

あくまでも一般論ですが、上手な断り方の基本パターンは、

  1. 残念な気持ちを伝える
  2. 理由を説明する
  3. 代案を提案する

と、言われています。

また「あいにくですが」「せっかくなのですが」などのクッション言葉を挟むのも有効と言われています。

そして断る理由としては、

  • 体調が悪い
  • 先約がある
  • 他のはずせない用事がある

等であれば、お誘いした方も悪い気がしないものでしょう。

しかし、そのイベントは2回目以降がある場合や、都合の良い日のスケジュール調整をされてしまう場合は、これらの理由は使えません。この時は出来るだけ丁寧に、お断りする本当の理由を伝えましょう。

では、実際に起こりそうなケースを想定して、具体的に断り方を考えてみましょう。

 

ケーススタディ:あなたのための歓迎会に出たくない時

あなたが入社した(或いは異動してきた)職場で、あなたの歓迎会を開催してもらえることになり、あなたの都合の良い日程を聞かれています。でもあなたは職場の宴席が大嫌いです。

こんな時、上述のテクニックを使った以下の断り方は如何でしょう?

「私のために歓迎会を企画して頂きありがとうごいざいます。しかし誠に申し訳ないのですが、アルコールが入る席の雰囲気がとても苦手で、基本的に宴席はご辞退しております。もし可能であれば、お昼休憩を少しだけ長く頂戴して、皆様でおいしいランチを食べに行けるとありがたいです」

このセリフを、断り方の基本に当てはめてみましょう。

1.残念な気持ちを伝える

「私のために歓迎会を企画して頂きありがとうごいざいます。しかし誠に申し訳ないのですが、」

お礼まできちんと添えられており、誠意が伝わります。

2.理由を説明する

アルコールが入る席の雰囲気がとても苦手で、基本的に宴席はご辞退しております。」

理由に加え、ご自身の行動指針も示されています。

3.代案を提案する

「もし可能であれば、お昼休憩を少しだけ長く頂戴して、皆様でおいしいランチを食べに行けるとありがたいです」

「もし可能であれば」とクッション言葉を添えた上で、アルコールのない、業務に支障のない範囲での提案がされています。

いかがでしたか。ルミノーゾではこのように実際のシーンを想定しながら、皆でスマートな断り方を考え、その練習をするグループワークを行っています。ぜひ一緒に、社会に出たらすぐに役立ちそうな実践的な訓練をしてみませんか? お待ちしています。

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7月1日 (月) 夏バテ予防を考える

7月2日 (火) 軽作業「郵便物封入」

7月3日 (水) ウォーキング

7月4日 (木) ヨガ教室

7月5日 (金) 実践パソコン「Word」

7月6日 (土) スイーツバイキング

7月7日 (日) 休所日

7月8日 (月) 長所短所の見つけ方

7月9日 (火) 実践パソコン「Excel」

7月10日 (水) ウォーキング

7月11日 (木) 簡単クッキング会議

7月12日 (金) アロマルームスプレー

7月13日 (土) 朗読/タイピング検定

7月14日 (日) 休所日

7月15日 (月) 簡単クッキング

7月16日 (火) フラワーセラピー

7月17日 (水) ウォーキング

7月18日 (木) 論文・レポートの書き方

7月19日 (金) アロマルームスプレー/ダーツ大会作戦会議

7月20日 (土) 事業所対抗ダーツ大会

7月21日 (日) 休所日

7月22日 (月) 掲示物作成

7月23日 (火) 面接での自己PR

7月24日 (水) ウォーキング

7月25日 (木) ライフフィットネス「肩こり・眼精疲労改善」

7月26日 (金) 適切な休息の取り方

7月27日 (土) P検/zoom講義「イラスト講座」

7月28日 (日) 休所日

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7月30日 (火) ゲームで磨くチームワーク

7月31日 (水) ウォーキング

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