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悪い報告をする時ほどPREP法で乗り切ろう

みなさんこんにちは。
神奈川県川崎市宮前区にある就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎宮前平」の得能です。

皆さんは友人・パートナーやビジネス上の上司・同僚に、「で、結論は?」とか「結論から先に言って」と言われたことはないでしょうか? そんな時にお勧めの方法を、今回はご紹介します。

悪い報告ほど結論が後回しになる?

特に人は何か悪い報告をしなければならない時、結論が後回しになりがちです。例えば、何かの作業が遅れることを、依頼者に報告する時、次のような理由があったとします。

  1. 作業に取り掛かるのが遅れた
  2. 作業工程を勘違いして、一度途中でやり直した
  3. 同じ依頼者から、割り込みで他の用事を頼まれた

この時、自分のせいではない③が一番話しやすいため、「先週別の仕事を頼まれたじゃないですか。実はあの時…」といった感じで、「間に合いません」の報告よりも先に、(グダグダと)③の説明を始めてしまうのです。

聞く人の立場で重要なこと

では聞く人、つまり報告を受ける人はどうでしょう。

上の例でいうと、何かグダグダした説明が始まってから、自分が依頼した作業が遅れそうな匂いがぷんぷん漂ってきますが、

  • A:遅れそうだけど、頑張るから大丈夫
  • B:遅れそうだから手伝って欲しい
  • C:期限を延ばして欲しい

のどれなのかが、気になって来ます。
なぜならば、

  • A:今話を聞くだけ
  • B:自分の時間を都合する
  • C:関係者への説明と調整

といった具合に、内容によりこれから自分の取る行動が大きく異なり、同時に確認すべきことや深堀りしたいことも異なってくるからです。

そこで、「結論から先に言って!」となるのです。

PREP法の概要

この、結論から先に言うための手法が、PREP法です。
PREP法とは

  1. Point(要点、結論)
  2. Reason(結論に至った理由)
  3. Example(具体例)
  4. Point(結論)

という順序で説明すること。
最初に結論から述べることが重要なのです。
具体例が無くても、最後に結論を繰り返さなくとも、最初に結論を述べれば良いのです。

先程の例で言うと、「頼まれた作業ですが、期限を1週間延ばしてください」と最初に言ってから、「と言いますのも」と続けて、その理由や状況を説明していけば良いのです。

 

PREP法のメリット

一般的にPREP法には、

  • 要点が伝わりやすい
  • 聞き手にストレスがかからない
  • 不要なやりとりを無くせる

といったメリットがあると言われています。
特に不要なやりとりを無くすことは大きなメリットです。

例えば先程の例で言うと、「別の仕事を頼まれたじゃないですか」と言われた聞き手が「ではなぜその時状況を説明しなかったの?」などと質問(ダメ出し?)を始めてしまうと、まさに“不要なやりとり”が発生してしまうのです。

結論が先であれば、どうやってこの状況をリカバリしなければならないかといった重要なテーマの議論が、すぐに展開されるのです。

悪い報告こそPREP法を活用しよう

悪い報告は結論を先に述べることが重要であることがご理解いただけましたでしょうか? そのためにはPREP法が有効なのですが、あまり難しく考えず、とにかく「結論が先」を意識して頂ければと思います。そうすると、悪い結果に至った理由について、貴方が咎められる時間を減らせるかも知れません。

…と、実はここまでほぼ自分自身に言い聞かせるように、このブログを書いて来ました。私自身もよく「結論から先に言え」と叱責されたものです。

ぜひ皆さんと一緒に、ルミノーゾで学びながらチャレンジして行きたいと思います!

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4月4日 (木) ヨガインストラクターによるヨガ

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4月7日 (日) 休所日

4月8日 (月) 実践パソコン「Word」

4月9日 (火) フラワーセラピー

4月10日 (水) ウォーキング

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4月13日 (土) 茶話会

4月14日 (日) 休所日

4月15日 (月) 実践パソコン「タイピング」

4月16日 (火) 簡単クッキング会議

4月17日 (水) 紙粘土で小物入れ/ハローワーク

4月18日 (木) ヨガインストラクターによるヨガ

4月19日 (金) 自己理解ワーク

4月20日 (土) 簡単クッキング

4月21日 (日) 休所日

4月22日 (月) 掲示物作成

4月23日 (火) 面接での志望動機

4月24日 (水) 脳トレ/ウォーキング

4月25日 (木) ライフフィットネス「自分にあう休息法」

4月26日 (金) ゲームで磨くチームワーク

4月27日 (土) 創作活動

4月28日 (日) 休所日

4月29日 (月) 実践パソコン「Excel」

4月30日 (火) 創作活動

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