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スケジュール管理は業務効率化にも。スケジュール管理のすゝめ

みなさん、こんにちは。川崎市にある就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎登戸」の高野です。
スケジュール管理は、仕事だけでなく、私的な予定等をスムーズに進めるのにも必要になってきます。AとBとCの3つの事を行う時に、どの順番で進めるのがスムーズで効率的なのかと考えて行っていく事が大切になります。また、スケジュール管理が苦手で、効率的に管理できる方法を知りたい方も多いのではないでしょうか?
今回は、スケジュール管理について考えてみました。参考にして下さい。

必要なスケジュール管理

スケジュール管理を行う事により効率化する事が考えられます。スケジュール管理を行わずに進めると、期限までに予定が終えられない上にクオリティも下がる可能性があります。
優先順位を明確にして予定や仕事を行う事で、確実に終えるだけではなく、時間の有効活用にも繋がります。スケジュール管理は、効率化をする上で重要になります。仕事でのスケジュール管理のメリットは以下の6点と言われています。

  1. 仕事の漏れや遅れを防ぐ
  2. ゴールとプロセスを分けて管理できる
  3. 効果的な時間の活用ができる
  4. チーム内で、誰が何をしているのかが分かる
  5. 仕事の優先順位がつけやすくなる
  6. 急なトラブルにも対応しやすくなる

スケジュール管理が上手くいかないのは

スケジュール管理が上手くいかない原因は5点と言われています。

  1. 優先順位を考えずに目の前の事から始める
  2. 予定の課題が曖昧
  3. 期日を決めないで行っている
  4. 課題に見込まれる必要な時間等の見積が分からない
  5. 目的やゴールが曖昧になっている

スケジュール管理が上手くいかない原因として、「目の前の仕事から始める」事があります。
優先順位をつけずに場当たり的に業務を始めてしまえば、緊急性の低い課題から取り組む事も生じてしまい、期日が迫っている課題が間に合わない等々のトラブルが起きてしまう事にも繋がってしまいます。こうしたトラブルを防ぐ為にも、作業ごとの優先順位を明確にして業務に取り組む必要があります。主観的ではなく重要度や期日からの優先順位を判断し、作業に取り組む順番を決めると良いでしょう。

期日を設けた後は、基本的に期日の近い順から着手し、期日前に余裕を持って作業を終えられるのが理想です。期日を設けていないと、他の重要な課題が発生した時に後回しになってしまい業務が進まなくなってしまう事もあります。円滑に進める為にも、課題ごとに期日を設けて管理してみましょう。

作業時間が確保できていないと、後回しになりやすくいつまで経っても課題が進まない状況が続いてしまいます。課題の完了にかかる時間を概算でよいので見積もっておきましょう。課題にかかる時間を把握しておくことで、期日から逆算して、どのタイミングで課題を行うべきかが判断しやすくなります。
又、新たな課題が生まれた時点で、すぐにスケジュールとして記入・登録をするようにしておくと良いでしょう。「期日に余裕があるから、時間のある時にスケジュール登録をしよう」と先延ばしをしてしまうと、課題漏れなどのミスにもつながりかねません。その場でスケジュールを記入・登録できるよう、手帳や管理ツールは常に携帯しておくのがおすすめです。

課題自体が曖昧である場合も、スケジュール管理が上手くいきません。全体の課題等を把握していないと、業務の目標設定もぼやけてしまい、どの作業から手をつけるべきか分からずに目の前の業務に追われてしまう事にもなりかねません。正確に課題を把握するには、全体像を理解し、必要な作業を紙に書き出すのがおすすめです。具体的な課題を書き出す事で、客観的に課題を捉えられ整理しやすくなります。
又、目的やゴールが曖昧だと、やるべき課題を洗い出せず、手当たり次第作業を行い無駄な作業が増えたりしてしまいます。効率的に進めるには、業務の目的やゴールを明確にした方が良いでしょう。 たとえば、「今月の売上目標額が1000万円」と目標を定めた場合、1ヶ月でどれだけ成約しどのくらい商談すべきかなど細かい課題を割り出せます。早めに着手しておけば、期日が近づいてきても時間調整が行いやすいでしょう。

スケジュールの管理におすすめなツール

スケジュール管理が出来るツールとして、手帳は最も一般的なスケジュール管理のツールです。
操作ミスなどによるデータの消失リスクが無い点が魅力です。必要な時にすぐ取り出し記入できる利便性も兼ね備えています。

一方、手帳が手元にないとスケジュールを記入できないため、常に持ち歩かなければならない点がデメリットです。スケジュールの共有もしづらく、上司や同僚に予定を知らせるためにわざわざコミュニケーションを取る必要があります。
その他のスケジュール管理ツールとしては、スケジュール管理に特化したツールやアプリがあります。
システムで一括管理しておりスケジュールを共有しやすい点がメリットです。スケジュール管理機能だけでなくコミュニケーション機能や勤怠申請機能が備わったものもあり、業務効率化に役立ちます。
一方でツール導入に初期コストがかかるものも多く、ツール導入後の運用に慣れるまで時間がかかることがデメリットといえるでしょう。

スケジュール管理にはさまざまなツールがありますが、状況に応じて組み合わせて使えば効率的にスケジュール管理ができます。 たとえば、スマホを操作しづらい商談中などは手帳を用いてスケジュールを記入し、商談後にスケジュルツールにアップする事で、効率よくスケジュール管理ができるでしょう。

状況に応じてツールを使い分ければ、スケジュール管理の手間を省けます。 ただし、管理方法が増えるとデータが散らばってしまい、後から見返すのに時間がかかるため、2〜3ツールほどでの管理を目安にすると良いでしょう。

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2024年2月の予定

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一緒に就職へ向かっていきましょう!


2月1日 (木) ヨガ

2月2日 (金) ゲームで磨くチームワーク

2月3日 (土) カードゲーム大会

2月4日 (日) 休所日

2月5日 (月) 軽作業「郵便物封入」

2月6日 (火) ビジネスメールの書き方

2月7日 (水) ウォーキング

2月8日 (木) K-STEP

2月9日 (金) 創作活動「文香」

2月10日 (土) ダーツ大会

2月11日 (日) 休所日

2月12日 (月) 書類作成

2月13日 (火) 外部講師「精神科訪問介護とは」

2月14日 (水) 多摩図書館で読書会

2月15日 (木) ヨガ

2月16日 (金) 創作活動「文香」

2月17日 (土) zoom講義「時間栄養学」

2月18日 (日) 休所日

2月19日 (月) 掲示物作成

2月20日 (火) 簡単クッキング会議

2月21日 (水) ウォーキング

2月22日 (木) ライフフィットネス「不調の対処法」

2月23日 (金) OBOGお茶会

2月24日 (土) 簡単クッキング

2月25日 (日) 休所日

2月26日 (月) 将来像を考える

2月27日 (火) 自己理解ワーク

2月28日 (水) ウォーキング

2月29日 (木) フラワーセラピー

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ご自宅からの個別相談を受け付けています。
詳細は、「新型コロナウィルス対策およびオンライン個別相談のお知らせ」を御覧ください。

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ルミノーゾグループの就職・資格取得実績は以下のとおりです(2023年12月31日現在)

【累計就職実績(2019年4月1日から2024年1月31日)】188名

【年間就職実績(2023年2月1日から2024年1月31日)】50名

【資格取得者数】1352名(累計)

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