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社会人必須!ビジネス文書をマスターしよう

みなさんこんにちは。
神奈川県川崎市宮前区の就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎宮前平」の石橋です。

いまはスマホでほとんどの用が済んでしまう時代です。
パソコンはあまり馴染みがないという方や手書きの書類作成は苦手という方も多いかもしれません。
でも会社に入ったらパソコンでの書類作成であっても、手書きの書類作成であっても苦手と言って逃げるわけにはいきません。
会社で扱うビジネス文書は多種多様ですが、どんな文書でも記載する基本となる書式があります。

この機会にビジネス文書の基本を確認しておきましょう。

ビジネス文書の種類

ビジネス文書は社内文書社外文書があります。

社内文書とは自社内で使用する文書のことです。
例えば

  • 通知書
  • 案内書
  • 議事録
  • 稟議書
  • 企画書
  • 報告書
  • 届出書

などがあります。

一方、社外文書とはお客様や仕入先など社外に対して発行する文書のことです。

例えば、お客様向けの文書には

  • 案内状
  • 見積書
  • 契約書
  • 納品書
  • 請求書
  • 照会状

のようなものがあります。

仕入先向けの文書には、

  • 見積依頼書
  • 注文書
  • 納品受領書
  • 支払い明細書

のようなものがあります。

ビジネス文書は多種多様ですが「いつ、誰に、誰が、何を」という項目は共通しています。

基本となる書式を確認しておきましょう。

ビジネス文書の基本書式

多くの文書で共通する書式は次のようなものです。

  1. 文書番号
  2. 日付
  3. 宛名
  4. 発信者
  5. 表題
  6. 本文
  7. 記書き
  8. 結び

それぞれ詳しく見てみましょう。

①文書番号

文書の一番上、右肩か左肩に記載します。
文書番号は書類を管理するためのものです。
会社によって異なるので、記載しない場合もあります。

②日付から⑤表題

②日付

右上に記載。西暦を使うのか和暦を使うのかは、業界によって異なるようです。

③宛名

送付先の相手です。社名や担当者名、場合によっては「関係者各位」といった表現をします。
日付の1段下の行に記載します。

④発信者

この文書を発信する者を指します。
文書の内容によって、社名、部署、担当者名、どのレベルまで記載する必要があるのか異なります。

表題

内容を端的に表す文書のタイトルです。
「〇〇通知書」
「△△お見積り書」
「▢▢見積もり依頼書」
など表記します。

これらは必ず記載するものなので漏れがないようにしましょう。

⑥本文

文書の中心になる情報の中身です。

社外にあてた文書の本文は、「拝啓」や「謹啓」のような頭語と呼ばれる言葉で始め、「敬具」や「謹言」のような結語と呼ばれる言葉で終わります。

社内文書の場合はできるだけ簡潔に書く必要があるので頭語と結語は入れません。

⑦記書き

送付物や情報を箇条書きでまとめるときに使います。
記書きを使ったら結びとして必ず終わりを示す「以上」を入れます。

ビジネス文書はルミノーゾで訓練や資格が学習できる

ルミノーゾではグループワークでビジネス文書を取り扱います。
今回解説した内容を説明し、実践するワークです。

また、ルミノーゾではビジネス文書検定を取り扱っています。
テキストと過去問にはビジネス文書のバリエーションや、ビジネス文書特有の言い回しが解説されています。
ビジネス文書は定型文なので、慣れてしまえば簡単です。
礼状や案内文など、テキストに基づいてスムーズに学習ができ、社会人としてのたしなみを身につけることができます。

ビジネス文書の知識を就活で利用しよう

履歴書と職務経歴を応募先企業に送るときは、「添え状」という書類を添付するのが一般的です。

添え状は「誰が何のために何を送ったかを相手に知らせる」ための書類です。

会社であれば相手に商品や書類を送るときに添付する送付状と同じ役割を持つ書類です。

ビジネス文書の基本を押さえて添え状を作成していれば「この人は基本をしっかり身につけた人だな」と相手にいい印象を与えられます。

書類審査をうまく通過できるようにビジネス文書の基本はしっかり身につけておきましょう。

また、就職活動ではメールを活用するケースもあります。
ビジネスメールについてはこちらで詳しく解説しています。
相手に失礼の無いよう、基本を抑えておきたいものです。

(関連記事)
ビジネスメール│仕事で押さえておくべきメールの書き方使い方

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2024年2月の予定

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2月1日 (木) ヨガ

2月2日 (金) ゲームで磨くチームワーク

2月3日 (土) カードゲーム大会

2月4日 (日) 休所日

2月5日 (月) 軽作業「郵便物封入」

2月6日 (火) ビジネスメールの書き方

2月7日 (水) ウォーキング

2月8日 (木) K-STEP

2月9日 (金) 創作活動「文香」

2月10日 (土) ダーツ大会

2月11日 (日) 休所日

2月12日 (月) 書類作成

2月13日 (火) 外部講師「精神科訪問介護とは」

2月14日 (水) 多摩図書館で読書会

2月15日 (木) ヨガ

2月16日 (金) 創作活動「文香」

2月17日 (土) zoom講義「時間栄養学」

2月18日 (日) 休所日

2月19日 (月) 掲示物作成

2月20日 (火) 簡単クッキング会議

2月21日 (水) ウォーキング

2月22日 (木) ライフフィットネス「不調の対処法」

2月23日 (金) OBOGお茶会

2月24日 (土) 簡単クッキング

2月25日 (日) 休所日

2月26日 (月) 将来像を考える

2月27日 (火) 自己理解ワーク

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2月29日 (木) フラワーセラピー

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