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ビジネスメール│仕事で押さえておくべきメールの書き方使い方

みなさん、こんにちは。
神奈川県川崎市にある就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎登戸」、スタッフのまんじです。

いながらにしてやり取りでき、便利なビジネスツール、メール。
ビジネスでは身近なツールですから、正しくスマートに使いこなしたいもの。
ビジネスメールの基本の形や送るタイミングなど解説します。

ビジネスメールの基本

ビジネスメールで心がけることは

  • 基本の形を踏まえる
  • 相手に伝わるように書く
  • 内容はシンプルにまとめる

まずは基本の形を見ていきましょう。

ビジネスメールの基本の形

ビジネスメールの基本の形は「件名・宛名・あいさつ・名乗り・本文・結び・署名」という構成です。

では、順番に見ていきましょう。

件名|ひと目でメールの内容が分かるものに

メールの件名は、内容がはっきりわかるものにします。
良い例

  • 「○○○の件 お見積もり書」
  • 「○月○日のお打ち合わせについて(△△△△会社 ●●)」
  • 「【お知らせ】〇〇のスケジュール変更について」

悪い例

  • 「おはようございます」「先日はありがとうございました。」などの挨拶
  • 「資料」などの用途も内容も不明な単語

これらは、メールの内容が不明ですし、他のメールに紛れて読んでもらえないかも知れません。

また、相手のメールに返信する際、件名の頭に「Re:」と自動的について「あなたがこのタイトルで送ったメールの返信です」と分かるようになります。
間違っても、この「Re:」の後を変更しないようにしましょう。

宛名|メールの送信相手

個人宛の場合、「会社名、部署名、役職、氏名」の順に記載します。
担当者名がわからない場合は「ご担当者 様」
組織や団体に送る場合は「〇〇社 御中」
大勢の人にまとめて送る場合は「関係者各位」

ビジネスレターと同じですね。

あいさつ|状況に応じて使い分け

あいさつは、メールをやり取りしている状況に応じて使い分けます。

  • 「いつも大変お世話になっております。」

→普段からやり取りしている相手

  • 「初めてご連絡いたします。」

→初めてメールする相手

  • 「ご無沙汰しております。」

→久しぶりに連絡する相手

  • 「ご連絡ありがとうございます。」

→メールの返信をくださった相手

パターン化して、状況に応じて使い分けましょう。

名乗り|自分は誰か

名乗りはメール相手に自分が誰なのかすぐ分かるようにするためのものです。
「□□□□株式会社の小鳥遊でございます。」のように、会社名、部署名、名前をきちんと入れておきましょう。

結び|メールの内容に応じて使い分け

結びの文章もいくつか種類があります。
基本のフレーズをいくつかストックし、こちらもメールの内容に応じて使い分けましょう。

  • 「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」

→相手に連絡や報告をした場合

  • 「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」

→相手にお願いごとをした場合

  • 「ご一考のほどお願いします。」

→相手に提案をした場合

署名|メールの最後に入れる

署名は名刺のようなものです。
内容も名刺に記載しているものと同じです。
これをもとに先方から連絡がある場合もありますので、間違いのないようにしましょう。
あらかじめ署名ツールに登録しておくと便利です。

なお、言葉の使い方については、「ビジネス文書」テキストを参考になさってください。ルミノーゾでも取り扱っていますので、併せて学習するとよいでしょう。

ルミノーゾ川崎登戸│取得可能な資格

「ビジネス文書」検定についてはこちら。
ビジネス文書公式サイト

TO・CC・BCCの使い方

送信相手が一人なら「To」に入れればOKです。
複数の人へ同時に送る場合の使い分けを見てみましょう。

TO(宛先)|メインの宛先

処理や作業をして欲しい相手のメールアドレスを入れます。
また、TOに指定された人には返信の義務があります。
このTOに指定されたアドレスは、すべての受信者が確認できます。

CC|情報共有したい宛先

TO(宛先)の方とは別にメールの内容を共有したい方のメールアドレスを入れます。
「作業担当者ではないけれど把握しておいてほしい」相手ですので、上司を入れることも多いですね。
CCに指定されたアドレスも、すべての受信者が確認できます。

BCC|見せない宛先

「BCC」の「B」はブラインド、「見えない」という意味。
BCCに指定されたメールアドレスはTOやCCに指定された人からは見えません。
お互いに面識がない方々に一斉送信する場合などに使います。

ビジネスメールを用いる場面

メールのいいところは、相手の「今」を奪わないことです。
その5分の電話、今このタイミングで必要でしょうか?

メールで内容を送っておけば、相手は都合のいいときに返信をくれます。
こちらもランチタイムを奪われず、適切な返信が可能です。

考えて返信出来るのもいいところです。
熟考できますし、記録にも残り、後で確認もできます。

一方で、急用は電話のほうがスムーズです。
それぞれの良さを活かして、使っていきましょう。

資料を送る

見積書、請求書、打ち合わせ資料などの書類
デザイン案などの図表
音声ツールでは補えない情報のやり取りにはメールは便利です。

文字で残しておきたいもの

人間の記憶はあやういものです。
口頭で打ち合わせた内容を、確認のためにメールしておくという
使い方はよくあります。
メールで文章化しておけば、後で「言った」「言わない」の水掛け論にもなりません。

送信の際の注意点

メールはなるべく少ない往復で済ませたいもの。
スマートに使うために、注意すべきポイントを4つご紹介します。

読みやすい書式にする

長文や回りくどい表現は、相手に伝わらないだけでなく、誤解を招くこともあります。

  • わかりやすい表現
  • 読みやすい改行

簡潔明瞭を心がけましょう。

インラインの使い方

返信する際に、相手の文章を引用し、回答するのに便利なインライン。
質問に対する回答がわかりやすいですし、回答漏れも防げます。

ただし、単にコピペとして使うと、こんな悲しいメールに。

大変失礼ですので、インラインは正しく使いましょう。

添付ファイルのサイズに注意

会社によっては送受信可能なデータサイズが制限されている場合があります。
大きなデータファイルは、データ便などファイル転送サービスを使いましょう。

誤った内容を送信してしまった場合

メールを送信してから「あっしまった!」ということは、実はよくあります。
ただちに電話で謝罪を入れて、再度正しい内容のメールを送りましょう。
その際、件名を「【再送】〇〇について お詫びと訂正」などとすると良いでしょう。

まとめ

ビジネスメールは、便利で日常的に使うツールです。
しかし、正しく書けていないと評価を下げかねません。

一方でマナーを守って正しく使えば、相手に好感を抱かせる事もできるツールです。

  • 基本を学ぶこと
  • 送る前に誤字などないか見直しをすること

を心がけて、円滑なコミュケーションを進めて下さい。

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4月1日 (土) お花見/ZOOM講義「時間栄養学」

4月3日 (月) 軽作業「郵便物封入」

4月4日 (火) 事務職の種類

4月5日 (水) ウォーキング

4月6日 (木) ヨガ

4月7日 (金) ZOOM講義「写真ポイント講座」

4月8日 (土) 春の景色撮影会

4月10日 (月) パソコン講座

4月11日 (火) アサーション入門

4月12日 (水) 通勤練習@ハローワーク

4月13日 (木) フラワーセラピー

4月14日 (金) 体調と働くこと

4月15日 (土) ビアポン大会

4月17日 (月) 軽作業「計量・袋詰」

4月18日 (火) タイピング検定模試

4月19日 (水) ウォーキング

4月20日 (木) ヨガ

4月21日 (金) 生活習慣

4月22日 (土) フラワーセラピー/タイピング検定本試

4月24日 (月) 掲示物作成

4月25日 (火) ゲームで磨くチームワーク

4月26日 (水) ウォーキング

4月27日 (木) ライフフィットネス

4月28日 (金) フラワーアレンジメント

4月29日 (土) パソコン講座/P検

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