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ビジネスメール│仕事で押さえておくべきメールの書き方使い方
目次
みなさん、こんにちは。
神奈川県川崎市にある就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎登戸」、スタッフのまんじです。
いながらにしてやり取りでき、便利なビジネスツール、メール。
ビジネスでは身近なツールですから、正しくスマートに使いこなしたいもの。
ビジネスメールの基本の形や送るタイミングなど解説します。
ビジネスメールの基本
ビジネスメールで心がけることは
- 基本の形を踏まえる
- 相手に伝わるように書く
- 内容はシンプルにまとめる
まずは基本の形を見ていきましょう。
ビジネスメールの基本の形
ビジネスメールの基本の形は「件名・宛名・あいさつ・名乗り・本文・結び・署名」という構成です。
では、順番に見ていきましょう。
件名|ひと目でメールの内容が分かるものに
メールの件名は、内容がはっきりわかるものにします。
良い例
- 「○○○の件 お見積もり書」
- 「○月○日のお打ち合わせについて(△△△△会社 ●●)」
- 「【お知らせ】〇〇のスケジュール変更について」
悪い例
- 「おはようございます」「先日はありがとうございました。」などの挨拶
- 「資料」などの用途も内容も不明な単語
これらは、メールの内容が不明ですし、他のメールに紛れて読んでもらえないかも知れません。
また、相手のメールに返信する際、件名の頭に「Re:」と自動的について「あなたがこのタイトルで送ったメールの返信です」と分かるようになります。
間違っても、この「Re:」の後を変更しないようにしましょう。
宛名|メールの送信相手
個人宛の場合、「会社名、部署名、役職、氏名」の順に記載します。
担当者名がわからない場合は「ご担当者 様」
組織や団体に送る場合は「〇〇社 御中」
大勢の人にまとめて送る場合は「関係者各位」
ビジネスレターと同じですね。
あいさつ|状況に応じて使い分け
あいさつは、メールをやり取りしている状況に応じて使い分けます。
- 「いつも大変お世話になっております。」
→普段からやり取りしている相手
- 「初めてご連絡いたします。」
→初めてメールする相手
- 「ご無沙汰しております。」
→久しぶりに連絡する相手
- 「ご連絡ありがとうございます。」
→メールの返信をくださった相手
パターン化して、状況に応じて使い分けましょう。
名乗り|自分は誰か
名乗りはメール相手に自分が誰なのかすぐ分かるようにするためのものです。
「□□□□株式会社の小鳥遊でございます。」のように、会社名、部署名、名前をきちんと入れておきましょう。
結び|メールの内容に応じて使い分け
結びの文章もいくつか種類があります。
基本のフレーズをいくつかストックし、こちらもメールの内容に応じて使い分けましょう。
- 「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」
→相手に連絡や報告をした場合
- 「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
→相手にお願いごとをした場合
- 「ご一考のほどお願いします。」
→相手に提案をした場合
署名|メールの最後に入れる
署名は名刺のようなものです。
内容も名刺に記載しているものと同じです。
これをもとに先方から連絡がある場合もありますので、間違いのないようにしましょう。
あらかじめ署名ツールに登録しておくと便利です。
なお、言葉の使い方については、「ビジネス文書」テキストを参考になさってください。ルミノーゾでも取り扱っていますので、併せて学習するとよいでしょう。
「ビジネス文書」検定についてはこちら。
ビジネス文書公式サイト
TO・CC・BCCの使い方
送信相手が一人なら「To」に入れればOKです。
複数の人へ同時に送る場合の使い分けを見てみましょう。
TO(宛先)|メインの宛先
処理や作業をして欲しい相手のメールアドレスを入れます。
また、TOに指定された人には返信の義務があります。
このTOに指定されたアドレスは、すべての受信者が確認できます。
CC|情報共有したい宛先
TO(宛先)の方とは別にメールの内容を共有したい方のメールアドレスを入れます。
「作業担当者ではないけれど把握しておいてほしい」相手ですので、上司を入れることも多いですね。
CCに指定されたアドレスも、すべての受信者が確認できます。
BCC|見せない宛先
「BCC」の「B」はブラインド、「見えない」という意味。
BCCに指定されたメールアドレスはTOやCCに指定された人からは見えません。
お互いに面識がない方々に一斉送信する場合などに使います。
ビジネスメールを用いる場面
メールのいいところは、相手の「今」を奪わないことです。
その5分の電話、今このタイミングで必要でしょうか?
メールで内容を送っておけば、相手は都合のいいときに返信をくれます。
こちらもランチタイムを奪われず、適切な返信が可能です。
考えて返信出来るのもいいところです。
熟考できますし、記録にも残り、後で確認もできます。
一方で、急用は電話のほうがスムーズです。
それぞれの良さを活かして、使っていきましょう。
資料を送る
見積書、請求書、打ち合わせ資料などの書類
デザイン案などの図表
音声ツールでは補えない情報のやり取りにはメールは便利です。
文字で残しておきたいもの
人間の記憶はあやういものです。
口頭で打ち合わせた内容を、確認のためにメールしておくという
使い方はよくあります。
メールで文章化しておけば、後で「言った」「言わない」の水掛け論にもなりません。
送信の際の注意点
メールはなるべく少ない往復で済ませたいもの。
スマートに使うために、注意すべきポイントを4つご紹介します。
読みやすい書式にする
長文や回りくどい表現は、相手に伝わらないだけでなく、誤解を招くこともあります。
- わかりやすい表現
- 読みやすい改行
簡潔明瞭を心がけましょう。
インラインの使い方
返信する際に、相手の文章を引用し、回答するのに便利なインライン。
質問に対する回答がわかりやすいですし、回答漏れも防げます。
ただし、単にコピペとして使うと、こんな悲しいメールに。
大変失礼ですので、インラインは正しく使いましょう。
添付ファイルのサイズに注意
会社によっては送受信可能なデータサイズが制限されている場合があります。
大きなデータファイルは、データ便などファイル転送サービスを使いましょう。
誤った内容を送信してしまった場合
メールを送信してから「あっしまった!」ということは、実はよくあります。
ただちに電話で謝罪を入れて、再度正しい内容のメールを送りましょう。
その際、件名を「【再送】〇〇について お詫びと訂正」などとすると良いでしょう。
まとめ
ビジネスメールは、便利で日常的に使うツールです。
しかし、正しく書けていないと評価を下げかねません。
一方でマナーを守って正しく使えば、相手に好感を抱かせる事もできるツールです。
- 基本を学ぶこと
- 送る前に誤字などないか見直しをすること
を心がけて、円滑なコミュケーションを進めて下さい。
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