みなさんこんにちは。

神奈川県川崎市宮前区にある就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎宮前平」の得能です。

就職してすぐの方や企業実習に行った方から、「名刺のデータ入力を行った」という報告を聞くことがあります。業務自体は簡単なパソコン入力作業ですが、実は名刺の中には、とても大事な、間違って入力してはいけない情報があるのです。

名刺データは何に活用される？

そもそも、入力された名刺のデータは何に利用されるのでしょう？

恐らくその方の情報がまだ企業のデータベースに登録されていない（なのでデータ入力する）ということは、きっとその方は顧客や取引先ではないことが考えられます。

今後顧客や取引先になってもらうための、案内やお知らせが、電子メールやDMで送られるのではないでしょうか。

その電子メールやDMの宛先等として、入力（データ化）された名刺情報が活用されるケースが多いものと思われます。

誤入力が許されない情報TOP4

つまり名刺を見ながら入力された情報で、電子メールやDMが送られるわけです。だからこそ誤入力してはいけないデータがあるのです。その、“間違ってはいけない度”の高いものは、以下の4つです。

第4位：メールアドレス

案内やお知らせが電子メールで送られる場合、この情報が間違っていれば、そもそも先方にメールが届きません。勿論、顧客や取引先になってもらうことも出来ません。

第3位：役職

特に実際の役職よりも低い役職、例えば部長の方に「課長　〇〇様」と記載すると、大変失礼です。気にする方は本当に気にするので、要注意です。

第2位：会社名

これも大変重要です。

間違うと、「他の会社と混同している」「我々の会社に関心が無い」と受け取られることもあります。

第1位：名前

特に説明するまでもなく、最も間違ってはいけない情報です。入力する際は、細心の注意が必要となります。

もし誤入力されたメールが届いたら

では間違った情報で電子メールやDMが送られると、どうなるでしょう？

受け取った方に大変悪い印象を与えてしまい、その後の顧客や取引先になってもらうためのアプローチが、うまくいかなくなることは、想像に難くないでしょう。

そうした誤った情報のメールやDMは、メールアドレスの間違い（上述の第4位）等で、届かない方がまだ良いくらいとも言えるでしょう。

とても大事な名前の漢字

さて、先に触れた間違ってはいけない「名前」についてですが、よく陥りがちな漢字の間違いについて以下にご紹介します。「ちょっとした間違い」と言うなかれ。この間違いは、「届かない方が良い」に分類されるものかも知れません。

〇斉藤さんの「サイ」、渡辺さんの「ベ」

「サイ」は「斉」ではなく、「斎」「齊」「齋」であったり、「ベ」は、「辺」ではなく「邉」「邊」であったりすることがあります。「サイ」は20種類以上あるという説もあるようです。少なくとも名刺に書かれている字がお使いのシステムで表示（入力）可能であれば、正しくその字を入力しなければなりません。

〇高橋さんの「タカ」

「高」ではなく「髙」であるケースがよくあります。

この字は上部が梯子のように見えることから、「はしごだか」と呼ばれています。一昔前はこの漢字が使えないシステムもあったようですが、今は大概のシステムで表示（入力）可能です。ですので決して間違ってはいけません。

〇山崎さんの「サキ・ザキ」

「崎」ではなく「﨑」であるケースがよくあります。

この字は右上が漢字の「大」ではなく「立」になっていることから、「たちさき」と呼ばれています。「はしごだか」同様、大概のシステムで表示（入力）可能なので、決して間違ってはいけません。

 

ルミノーゾではこうしたことを学びながら、名刺のサンプルデータ入力の訓練を行っています。

データ入力は求人にもよくある業務です。

初心者でも担当可能で、在宅ワークでも取り扱える業務です。

一方で、ポイントを押さえれば、能力の差別化も可能な内容です。

ぜひ一緒に、ビジネスシーンを想定した実践的な訓練をしてみませんか？

お待ちしています。

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