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とても大事な名前の漢字の話【データ入力】

みなさんこんにちは。

神奈川県川崎市宮前区にある就労移行支援事業所「ルミノーゾ川崎宮前平」の得能です。

就職してすぐの方や企業実習に行った方から、「名刺のデータ入力を行った」という報告を聞くことがあります。業務自体は簡単なパソコン入力作業ですが、実は名刺の中には、とても大事な、間違って入力してはいけない情報があるのです。

名刺データは何に活用される?

そもそも、入力された名刺のデータは何に利用されるのでしょう?

恐らくその方の情報がまだ企業のデータベースに登録されていない(なのでデータ入力する)ということは、きっとその方は顧客や取引先ではないことが考えられます。

今後顧客や取引先になってもらうための、案内やお知らせが、電子メールやDMで送られるのではないでしょうか。

その電子メールやDMの宛先等として、入力(データ化)された名刺情報が活用されるケースが多いものと思われます。

誤入力が許されない情報TOP4

つまり名刺を見ながら入力された情報で、電子メールやDMが送られるわけです。だからこそ誤入力してはいけないデータがあるのです。その、“間違ってはいけない度”の高いものは、以下の4つです。

第4位:メールアドレス

案内やお知らせが電子メールで送られる場合、この情報が間違っていれば、そもそも先方にメールが届きません。勿論、顧客や取引先になってもらうことも出来ません。

第3位:役職

特に実際の役職よりも低い役職、例えば部長の方に「課長 〇〇様」と記載すると、大変失礼です。気にする方は本当に気にするので、要注意です。

第2位:会社名

これも大変重要です。

間違うと、「他の会社と混同している」「我々の会社に関心が無い」と受け取られることもあります。

第1位:名前

特に説明するまでもなく、最も間違ってはいけない情報です。入力する際は、細心の注意が必要となります。

もし誤入力されたメールが届いたら

では間違った情報で電子メールやDMが送られると、どうなるでしょう?

受け取った方に大変悪い印象を与えてしまい、その後の顧客や取引先になってもらうためのアプローチが、うまくいかなくなることは、想像に難くないでしょう。

そうした誤った情報のメールやDMは、メールアドレスの間違い(上述の第4位)等で、届かない方がまだ良いくらいとも言えるでしょう。

とても大事な名前の漢字

さて、先に触れた間違ってはいけない「名前」についてですが、よく陥りがちな漢字の間違いについて以下にご紹介します。「ちょっとした間違い」と言うなかれ。この間違いは、「届かない方が良い」に分類されるものかも知れません。

〇斉藤さんの「サイ」、渡辺さんの「ベ」

「サイ」は「斉」ではなく、「斎」「齊」「齋」であったり、「ベ」は、「辺」ではなく「邉」「邊」であったりすることがあります。「サイ」は20種類以上あるという説もあるようです。少なくとも名刺に書かれている字がお使いのシステムで表示(入力)可能であれば、正しくその字を入力しなければなりません。

〇高橋さんの「タカ」

「高」ではなく「髙」であるケースがよくあります。

この字は上部が梯子のように見えることから、「はしごだか」と呼ばれています。一昔前はこの漢字が使えないシステムもあったようですが、今は大概のシステムで表示(入力)可能です。ですので決して間違ってはいけません。

〇山崎さんの「サキ・ザキ」

「崎」ではなく「﨑」であるケースがよくあります。

この字は右上が漢字の「大」ではなく「立」になっていることから、「たちさき」と呼ばれています。「はしごだか」同様、大概のシステムで表示(入力)可能なので、決して間違ってはいけません。

 

ルミノーゾではこうしたことを学びながら、名刺のサンプルデータ入力の訓練を行っています。

データ入力は求人にもよくある業務です。

初心者でも担当可能で、在宅ワークでも取り扱える業務です。

一方で、ポイントを押さえれば、能力の差別化も可能な内容です。

ぜひ一緒に、ビジネスシーンを想定した実践的な訓練をしてみませんか?

お待ちしています。

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5月2日 (木) 面接での配慮事項

5月3日 (金) 事業所対抗モルック大会

5月4日 (土) 対人技能「朗読」

5月5日 (日) 休所日

5月6日 (月) 軽作業「郵便物封入」

5月7日 (火) 訪看セミナー「自律神経の整え方」

5月8日 (水) ヨガインストラクターによるヨガ

5月9日 (木) ウォーキング

5月10日 (金) 実践パソコン「Word」

5月11日 (土) zoom講義「手話」/カウンセリング

5月12日 (日) 休所日

5月13日 (月) 薬について調べてみよう

5月14日 (火) 実践パソコン「タイピング」

5月15日 (水) 簡単クッキング会議

5月16日 (木) 軽作業orウォーキング

5月17日 (金) 創作活動

5月18日 (土) 簡単クッキング

5月19日 (日) 休所日

5月20日 (月) 掲示物作成

5月21日 (火) 軽作業「ピッキング・箱詰め」

5月22日 (水) ウォーキング

5月23日 (木) ライフフィットネス「姿勢改善」

5月24日 (金) ゲームで磨くチームワーク

5月25日 (土) フラワーセラピー

5月26日 (日) 休所日

5月27日 (月) 実践パソコン「Excel」

5月28日 (火) 就労準備性ピラミッド

5月29日 (水) ウォーキング

5月30日 (木) 創作活動

5月31日 (金) オンラインツールの使い方

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